LANGKAH-LANGKAH PERUSAHAAN YANG HARUS DILAKUKAN DALAM MENERAPKAN ISO 14001

LANGKAH-LANGKAH PERUSAHAAN YANG HARUS DILAKUKAN DALAM MENERAPKAN ISO 14001

ISO 14001 sebagai referensi untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan merupakan standar internasional yang di terbitkan oleh ISO “ International Standards for Organitation” dimana prinsip dasar nya adalah “control” terhadap semua aspek yang dapat berdampak negatif terhadap lingkungan. Ada berbagai tahapan untuk dapat mengembangkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan efektifitas sistem diantaranya:

Tahap 1: Persiapan

Tahap 1: Pengembangan

Tahap 3: Penerapan

Tahap 4: Evaluasi dan Monitoring

Tahap 5: Sertifikasi

Tahap 6: Pemeliharaan dan Improvement

TAHAP 1. PERSIAPAN

Sebagai langkah awal untuk pengembangan, penerapan, sistem manajemen lingkungan adalah persiapan. Dalam persiapan ada beberapa hal yang dilakukan, diantaranya:

1.             Pembentukan Tim

Organisasi atau perusahaan ketika akan mengembangkan, menerapkan sistem manajemen lingkungan, maka sebagai langkah awal Manajemen Puncak dalam hal ini Direktur Utama harus menunjuk Tim yang berperan dalam pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Seperti yang di atur dalam persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.4.1 Tim yang dibentuk ini di ketuai oleh seseorang yang di sebut Management Representative .

2.             Pembentukan Komitmen

Apabila Manajemen Puncak sudah menetapkan Tim Sistem Manajemen Lingkungan, maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan komitmen tim maupun seluruh karyawan Organisasi atau perusahaan. Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Ada berbagai langkah yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan komitmen baik untuk tim maupun karyawan diantaranya:

1. Tim dan karyawan harus mengetahui maksud dan tujuan dari penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001
2. Proses sosialisasi yang intensif dan masif bagi seluruh karyawan
3. Menunjuk tim dalam suatu Surat Keputusan yang sekaligus diberikan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai Tim.
4. Komunikasi yang efektif antara Manajemen Puncak, Tim dan Seluruh karyawan
5. Reward and punishment system

3.             Penetapan Ruang lingkup

Penetapan ruang Lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di Organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum dilakukan pengembangan. Organisasi atau perusahaan , ketika mengembangkan, menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan harus menetapkan ruang lingkup sistem nya, apakah sistem yang dibangun mencakup semua area atau akan membuat skala prioritas. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan apakah pengembangan dan penerapan sistem akan dilakukan mencakup seluruh area atau dilakukan secara parsial diantarannya:

1. Kesiapan infrastruktur untuk mengendalikan atau mencegah dampak negatif lingkungan dari kegiatan untuk setiap area
2. Kesiapan Tim dan karyawan dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan
3. Ketersediaan anggaran untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan persyaratan baik infrastruktur maupun peraturan perundang-undangan terkait dengan lingkungan yang relevan
4. Tingkat dampak lingkungan sebagai efek samping kegiatan yang dilaksanakan di masing-masing area/ proses.
5. Tuntutan dari pihak-pihak terkait

4.             Penyediaan Sumber daya

Penerapkan suatu sistem manajemen, apalagi sistem manajemen lingkungan maka tidak akan terlepas dari kebutuhan sumber daya, di mana sumber daya ini menjadi penggerak untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan. Tanpa ketersediaan sumber daya yang memadai, maka penerapan sistem manajemen ini dapat menjadi kurang efektif atau bahkan sulit untuk dilaksanakan. Adapun sumber daya di harus di persiapan untuk kebutuhan penerapan sistem manajemen lingkungan seperti yang di atur dengan Persyaratan ISO 14001;2004 clausa 4.4.1 mencakup di ataranya:

1. Sumber daya manusia termasuk kemampuan spesifik yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan
2. Infrastruktur yang dibutuhkan untuk mengendalikan dan mengurangi dampak negatif dari kegiatan yang dilakukan oleh Organisasi atau perusahaan
3. Teknologi yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif pencemaran lingkungan
4. Keuangan yang dibutuhkan untuk membiayai seluruh kegiatan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan

TAHAP 2: PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen lingkungan sudah cukup dengan, indikator:

1. Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin oleh Management Representative yang di kuatkan dalam bentuk surat keputusan oleh Direktur Utama
2. Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di tetapkan
3. Komitmen Tim dan Manajemen sudah ditunjukkan termasuk komitmen terhadap penyediaan sumber daya

Langkah berikutnya adalah pengembangan sistem manajemen. Pengembangan sistem Manajemen Lingkungan harus mengacu pada persyaratan standar ISO 14001:2004, sehingga pada akhirnya kalau sistem memenuhi standar ISO 14001:2004 maka dapat dilakukan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan yang sudah di terapkan.  Untuk dapat mengembangkan sistem manajemen dengan baik maka dibutuhkan bimbingan konsultan yang berpengalaman dalam pengembangan, penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 di mana langkah awalnya yang harus dilakukan adalah transfer knowladge melalui proses pelatihan. Tujuan dari pelatihan awal ini adalah:

1. Memberikan pengetahuan kepada Tim tentang konsep sistem manajemen lingkungan
2. Memberikan pengertian tentang interpretasi persyaratan ISO 14001:2004
3. Memberikan arahan bagaimana melakukan pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan
4. Memberikan arahan tentang sistem dokumentasi Sistem Manajemen lingkungan
5. Memberikan pengertian bagaimana melakukan risk assessment terkait dengan aspek dan dampak lingkungan

Pelatihan diberikan minimal kepada tim Sistem manajemen lingkungan, yang digunakan sebagai bekal awal untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan. Sistem manajemen suatu proses kerja yang ter struktur untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan sistem manajemen lingkungan berdasarkan definisi yang di atur dalam standar ISO 14001;2004 point 3.8 merupakan bagian dari organisasi yang mengelola sistem manajemen nya untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungan serta mengelola semua aspek lingkungan. Oleh karena itu sistem manajemen lingkungan tidak berwujud, maka untuk mewujudkannya sehingga dan di terapkan dengan baik serta dapat dijaga konsistensinya maka di tuangkan dalam bentuk dokumen.

Berikut adalah penjabaran dari tahap 2 pengembangan:

1.             Pembuatan Kebijakan Lingkungan, Objective dan Target

Dalam hal pengembangan Sistem Manajemen Lingkungan, maka langkah awal dokumen yang dibuat adalah merumuskan kebijakan perusahaan terkait dengan Lingkungan atau disebut dengan Kebijakan Lingkungan ( Environment Policy). Dengan kebijakan lingkungan di buat, maka akan digunakan sebagai salah satu dasar untuk penyusunan objective dan target , serta Pedoman Lingkungan, Prosedur Sistem Manajemen Lingkungan serta dokumen lain. Menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.2 bahwa Kebijakan Lingkungan harus di buat dan ditetapkan oleh manajemen puncak dalam hal ini Direktur Utama dimana dalam kebijakan tersebut harus:

1. Sesuai dengan sifat, bisnis dan skala organisasi termasuk dampaknya terhadap lingkungan
2. Harus adanya komitmen untuk mencegah terjadinya pencemaran lingkungan serta peningkatan secara terus menerus
3. Harus juga berisi komitmen untuk memenuhi peraturan perundang-undangan yang relevan serta persyaratan lain.
4. Menjadi kerangka untuk menetapkan objective dan target
5. Terdokumentasi, di terapkan dan di pelihara kesesuaiannya
6. Dikomunikasikan ke seluruh karyawan
7. Tersedia untuk kepentingan umum

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan akan di terapkan secara terintrgrasi dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 maka Kebijakan Mutu yang sudah di miliki, tinggal dilakukan revisi dengan menambahkan aspek-aspek lingkungan seperti yang di minta di point a-d, namun bila tidak terintegrasi maka harus di buat Kebijakan Lingkungan yang terpisah dari Kebijakan Mutu yang telah di miliki.

Objective merupakan tujuan atau sasaran perusahaan yang ingin di capai dalam penerapan sistem manajemen lingkungan dalam bentuk target yang terukur. Salah satu dasar penentuan objective dan target adalah Kebijakan Lingkungan yang sudah di buat. Selain itu menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.3.3 dasar penetapan objective dan target adalah pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan, serta aspek lingkungan dari hasil risk assessment yang significant. Objective dan target juga harus di tetapkan di setiap fungsi yang relevan serta di buat program untuk mencapai objective tersebut. Management Representative bersama dengan Tim yang lain yang mewakili seluruh fungsi di Organisasi atau perusahaan menyusun objective dan target serta meminta persetujuan dari dari Direktur Utama. Objective yang di tetapkan selain mengacu pada Kebijakan lingkungan yang telah disusun, juga mempertimbangkan hasil identifikasi dan evaluasi pemenuhan peraturan perundang undangan yang belum terpenuhi serta setelah melakukan Risk assessement ( Identifikasi aspek dan dampak) yang significant. Oleh karena itu penyusunan objective dan target tidak selesai di awal setelah menetapkan kebijakan lingkungan, namun akan di lanjutkan setelah dilakukan identifikasi peraturan perundang-undangan serta indentifikasi aspek dan dampak lingkungan. Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Organisasi atau perusahaana juga sudah memiliki sasaran mutu ( Quality Objective) sehingga penetapan objective dan target terkait dengan Sistem Manajemen Lingkungan dapat dilakukan secara terintegrasi atau dapat pula terpisah dari Sasaran Mutu yang sudah di miliki.

Untuk mewujudkan dan merealisasikan objective dan target maka Management Representative berkoordinasi dengan seluruh Tim ( Working Group) agar setiap fungsi yang sudah menetapkan objective dan target membuat program yang merupakan rencana kerja untuk mewujudkan objective dan target tersebut. Dalam program yang dibuat harus berisi minimal:

1. Rencana kerja yang akan di lakukan
2. Penangung jawab pelaksanaan
3. Kebutuhan sumber daya untuk merealisasikan rencana kerja
4. Tata waktu pelaksanaan
5. Metode untuk monitoring pelaksanaan bersama frekuensinya

2.             Pembuatan Dokumen

Dokumen merupakan referensi untuk melakukan aktivitas yang perupakan perwujudan dari Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Dengan adanya dokumen ini banyak manfaat yang diperoleh diantaranya:

1. Memberikan arahan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan
2. Menjaga konsistensi pelaksanaan pekerjaan
3. Media untuk evaluasi efektivitas sistem serta peningkatan efektivitas sistem
4. Media untuk training karyawan

Struktur dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan terdiri dari 3 level yakni:

Level 1 Pedoman

Level 2 Prosedur

Level 3 Instruksi Kerja , Identifikasi aspek dan dampak lingkungan

Struktur dokumentasi sistem manajemen lingkungan dan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 adalah sama atau hampir sama tergantung disain dari masing-masing organisasi. Oleh karena itu Organisasi atau perusahaan yang sudah menerapkan dan sertifikasi ISO 9001:2008 ketika akan menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004, dapat mempertimbangkan untuk sistem dokumentasi, implementasi serta proses audit dilakukan secara terintegrasi / terpadu. Selain struktur dokumentasi yang sama, juga banyak persyaratan standar ISO 9001;2008 dan Persyaratan ISO 14001:2004 banyak yang dapat diintegrasikan karena memiliki makna dan kebutuhan yang hampir sama.

Beberapa keuntungan untuk melakukan pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara terintegrasi diantaranya:

1. Memudahkan dalam pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan, karena mengacu pada sistem manajemen mutu yang terlebih dahulu telah di terapkan dan sertifikasi.
2. Memudahkan dalam pengendalian, pemeliharaan sistem manajemen dimana cukup dengan satu management representative untuk 2 manajemen sistem.
3. Memudahkan dalam pencapaian tujuan perusahaan
4. Efisien dari sisi waktu dan penyediaan sumber daya

TAHAP 3. PENERAPAN

1.             Sosialisasi Dokumen

Sebagai langkah awal untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001;2004, maka seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan yang sudah di setujui di distribusikan ke semua pengguna dokumen serta harus dilakukan sosialisasi. Management Representative mengkoordinasi pelaksanaan sosialisasi bekerja sama dengan Departemen HRD. Program sosialisasi di rancang untuk semua karyawan  mulai dari level manajemen puncak sampai dengan seluruh karyawan. Sosialisasi juga dilakukan ke pihak eksternal yang terkait pengelolaan lingkungan dengan Organisasi atau perusahaan diantaranya:

a.       Suplier dan sub contractor

b.      Pelanggan

c.       Tamu

d.      Jika diperlukan masyarakat sekitar

Tujuan dari sosialisasi adalah:

1. Memastikan semua pihak terkait memahami tugas dan tanggung jawabnya dalam penerapan, pemeliharaan Sistem manajemen Lingkungan
2. Semua pihak terkait mampu menjalankan sistem secara efektif untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan sistem.
3. Meningkatkan kesadaran semua karyawan dan pihak pihak terkait untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan
4. Mengajak semua orang untuk berkontribusi, berkomitmen dan mendukung penerapan Sistem Manajemen Lingkungan

Program sosialisasi dapat dilakukan melalui: Pelatihan, Brosur, Briefing, Meeting, News latter dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.

2.             Penerapan Sistem

Seperti halnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan untuk bisa mencapai tujuan perusahaan maka juga harus di implementasikan. Management Representative bersama working group mengkoordinasi penerapan sistem pada setiap fungsi relevan. Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di buktikan dengan rekaman serta praktek pelaksanaan baik itu Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, Prosedur, Instruksi Kerja dan lain-lain.

Bukti bahwa Pedoman Lingkungan sudah diimplementasikan maka minimal kebijakan- kebijakan strategis tentang manajemen lingkungan di pahami dan di mengerti minimal tingkat Kepala Departemen, dan tentunya dilaksanakan. Sedangkan bukti objektif bahwa Kebijakan Lingkungan sudah diimplementasikan adalah Kebijakan itu telah dikomunikasikan ke semua karyawan, di pahami dan di mengerti oleh semua karyawan serta pihak-pihak yang terkait seperti: supplier, Sub kontraktor , pelanggan dan bahkan masyarakat sekitar. Bukti objektif bahwa Objective dan target sudah diimplementasikan ditunjukan dengan program yang sudah di jalankan sesuai dengan tata waktu yang ditetapkan serta pencapaian target sudah dilakukan monitoring dan evaluasi. Bukti objektif bahwa prosedur sudah di implementasikan adalah proses manajemen sudah dijalankan sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan rekaman/ catatan penerpannya, demikian juga dengan Instruksi kerja. Sedangkan untuk Prosedur Tanggap Darurat harus sudah dibuktikan dengan dilakukannya simulasi terhadap prosedur tersebut.

Masing-masing kepala suatu fungsi adalah penanggung jawab utama dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan yang di bantu oleh working group serta di pastikan efektivitas olehManagement Representative. Management Representative melaporkan efektivitas penerapan ke Direktur Utama, termasuk kendala yang dihadapi. Untuk Kebutuhan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 maka penerapan sistem yang dibuktikan dengan data/ rekaman minimal 3 bulan, dengan ditunjukan bukti hasil Internal audit serta hasil kajian manajemen. Hal tersebut harus dipastikan oleh Mangement Representative.

TAHAP 4. MONITORING DAN EVALUASI

Sistem Manajemen yang diimplementasikan, untuk mengetahui sejauh mana efektivitas maka diperlukan monitoring dan evaluasi. Kegiatan Monitoring dan evaluasi yang dilakukan mencakup:

1.             Internal Audit

Salah satu proses internal yang digunakan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen lingkungan adalah internal audit seperti diatur dalam standar ISO 14001:clausa 4.5.5. Internal audit merupakan proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas sudah di jalankan dengan mengevaluasi bukti objektif yang dimiliki. Proses sistematis yang berarti proses internal audit di atur dalam suatu prosedur terdokumentasi, yang kemudian dijalankan oleh suatu tim independen dan kompeten, terprogram dan terjadual untuk setiap periode tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh Tim Internal yang independen yang berarti auditor tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan kompeten berarti seorang auditor internal harus mampu melakukan audit , dengan mengetahui teknik audit, mengerti sistem manajemen lingkungan serta mengetahui proses yang di audit. Oleh karena itu seorang auditor internal harus mendapat pelatihan auditor internal dari trainer yang kompeten. Selain persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.5.5 acuan detail pelaksanaan audit internal sistem manajemen lingkungan dapat menggunakan ISO 19011.

Penanggung jawab pelaksanaan audit internal Sistem Manajemen Lingkungan adalah Management representative, yang dapat di bantu dengan Lead Auditor dalam pelaksanaannya. Tugas tanggung jawab seorang lead auditor adalah:

1. Bersama MR menyusun program audit serta jadual audit
2. Menunjuk dan mengatur Tim Auditor
3. Memimpin pelaksanaan audit internal mulai dari Opening meeting, pelaksanaan audit, sampai dengan closing meeting.
4. Membuat laporan audit

2.             Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 harus di monitoring kinerjanya, apakah mencapai tujuan atau tidak. Tujuan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan adalah bagaimana Organisasi atau perusahaana dapat mencegah atau mengurangi terjadinya pencemaran lingkungan akibat kegiatan, produk atau jasa yang dihasilkan. Kinerja lingkungan ini digunakan sebagai indikator sejauh mana efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan di organisasi. Management Representative bertangung jawab melaporkan kinerja tersebut ke Direktur Utama secara periodik melalui Rapat Kajian Manajemen.

3.             Kajian Manajemen

Seluruh standar Sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO, selalu mensyaratakan adanya kajian manajemen sebagai salah satu kegiatan untuk mengali dan mendorong improvement. Dalam Standar ISO 14001:2004 pelaksanaan kajian manjemen di atur dalam clausa 4.6 dimana tangung jawab pelaksanaanya ada di bawah Direktur Utama. Management Representative berkewajiban untuk mengkoordinasi pelaksanaanya, serta melaporkan kinerja Sistem Manajemen Lingkungan dalam forum kajian manajemen.

Pelaksanaan Kajian Manajemen dilakukan secara periodik, yang diatur dalam suatu prosedur dimana secara umum dilakukan setiap 6 bulan. Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu, maka pelaksanaan Kajian Manajemen dapat dilakukan secara terintegrasi dalam satu waktu. Adapun agenda yang dibahas dalam pelaksanaan kajian manajemen diantaranya:

1. Hasil internal dan eksternal audit serta hasil evaluasi pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan
2. Hasil komunikasi baik internal maupun eksternal termasuk keluhan terkait dengan lingkungan.
3. Kinerja lingkungan
4. Pencapaian objective dan target
5. Status pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan
6. Tindak lanjut dari hasil kajian manajemen sebelumnya
7. Perubahan yang berdampak terhadap Sistem Manajemen Lingkungan
8. Rekomendasi perbaikan

Hasil kajian manajemen harus berupa peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan, penyediaan sumber daya, kemungkinan perubahan terhadap kebijakan, serta objective dan target yang semuanya di tuangkan dalam notulen meeting.

TAHAP 5. PROSES SERTIFIKASI

1.             Pemilihan Badan Sertifikasi

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan sudah dijalankan secara efektif di buktikan dengan hasil internal audit dan kajian manajemen, maka saatnya Management Representative untuk melakukan pemilihan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi merupakan suatu lembaga baik bersifat nasional ataupun internasional yang memiliki kompetensi dan kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Pemilihan badan sertifikasi tergantung kebutuhan Organisasi atau perusahaan karena di Indonesia terdapat banyak lembaga/ badan sertifikasi baik yang bersifat Nasional maupun Internasional.

2.             Initial Audit

Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem Manajemen berbasis resiko seperti halnya Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004 wajib dilakukan initial audit sebelum dilakukan main audit/ certification audit dari badan sertifikasi. Tujuan dari initial audit adalah:

1. Untuk mengetahui kesiapan untuk dilaksanakan main audit
2. Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan audit

Sebelum dilaksanakan initial audit, maka badan sertifikasi meminta untuk di kirimkan dokumen Sistem Manajemen Lingkungan untuk dilakukan desk study. Dokumen yang di kirim tersebut mencakup Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, serta prosedur.

3.             Main Audit/ Certification Audit

Main audit merupakan audit tahap penentuan untuk menentukan apakah Organisasi atau perusahaana dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 14001;2004 sehingga pada akhir sesion audit dapat direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses audit dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaana. Audit sertifikasi dapat dinyatakan lulus / direkomendasikan mendapat sertifikat apabila tidak ada temuan yang bersifat major. Sedangkan apabila temuan minor maka akan direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat, namun semu temuan minor sudah harus dibuatkan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan dan di kirim ke badan sertifikasi. Namun apabila ada temuan major maka, perlu dilakukan audit ulang dari badan sertifikasi yang di tunjuk, terutama untuk temuan major saja. Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 bulan sekali akan dilakukansurvailance audit.

TAHAP 6. PEMELIHARAAN DAN PENINGKATAN

1.             Survailance Audit

Sertifikat ISO 14001:2004 berlaku selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 sekali akan dilakukan auditsurvailance secara periodik dari badan sertifikasi. Tujuan dari audit survailance adalah:

1. Memastikan apakah sistem manajemen lingkungan masih di implementasikan secara konsisten
2. Menggali peluang improvement terhadap sistem yang sudah dijalankan

Berbeda dengan audit sertifikasi dimana proses audit dilakukan secara menyeluruh, makasurvailance audit hanya dilakukan secara partial dengan berbagai pertimbangan, diantaranya :

1. Proses yang kritis terhadap lingkungan
2. Area yang banyak temuan audit pada periode sebelumnya

Apa yang harus di persiapkan oleh Organisasi atau perusahaan pada saat menjelang audit survailance:

1. Sistem Manajemen Lingkungan harus diimplementasikan secara konsisten
2. Objective dan Target serta program dilaksanakan serta dilakukan pemantauan dan pengukuran pencapaian secara efektif
3. Internal audit sudah dijalankan
4. Kajian manajemen juga sudah di jalankan

Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2008, maka prosessurvailance audit dapat dilakukan secara terintegrasi dengan Sistem Manajemen Lingkungan.

2.             Re- annual

Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 hanya 3 tahun, dimana setiap 6 atau 12 bulan dilakukansurvailance audit, maka pada tahun ketiga untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat dapat dilakukan Re annual audit. Proses re-annual audit, akan sama dengan main audit/ certificationaudit dimana audit akan dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi.

Sumber:

http://indartosolution.blogspot.com/2010/11/sistem-manajemen-lingkungan-14001_28.html

ISO 14001

ISO 14001

TENTANG ISO

ISO International Organization for Standarization, mulai berkembang setelah berakhirnya Perang Dunia ke II. Merupakan organisasi internasional non pemerintah (NGO), berkedudukan di Genewa, Swiss. Beranggotakan lebih dari 100 Lembaga atau Negara., termasuk Indonesia.

ISO sering dianggap sebagai akronim (kependekan) sebenarnya ISO adalah kata dalam bahasa Latin, yang artinya ”SAMA”. Sehingga tujuan dari Organisasi ini adalah mengusahakan standarisasi yang sama pada tingkat Internasional.

Upaya menyamakan standar (pembakuan) yang sama di seluruh dunia memang memiliki nilai tinggi secara teknis dan sudah berlangsung lama, karena berhasil dalam meningkatkan usaha perdagangan internasional, dalam bentuk keragaman kualitas produk dan interkonektivitas yang tinggi.

Pembakuan ISO (sama) global ini dikembangkan :

1. Oleh dunia usaha (sektor swasta)
2. Atas dasar sukarela
3. Konsensus anggotanya (lembaga dan atau negara), setelah diskusi, dan negosiasi
4. Diwakili bukan hanya oleh pemeran saja tetapi juga oleh “stakeho;ders”

ISO merupakan standar internasional yang berisi syarat-syarat untuk mengadakan, mengimplementasikan serta mengoperasikan Sistem Manajemen Lingkungan (SML). ISO 14000 pertama kali dicetuskan sebagai hasil dari putaran Uruguay (negosiasi GATT) dan konferensi tingkat tinggi Bumi di Rio de Janeiro pada tahun 1992. Pada saat itu GATT menetapkan pada masalah pengurangan “non-tarrif barriers to trade”, KTT Bumi menghasilkan komitmen untuk perlindungan lingkungan di seluruh dunia. Untuk mencegah TBT (technical barriers to trade) karena hal tersebut ditakuti dapat menimbulkan proteksionisme dan diskriminasi dagang, maka WTO (World Trade Organization) menetapkan bahwa aspek lingkungan boleh dimasukkan ke dalam persyaratan dagang asalkan memenuhi syarat sebagai berikut :

1. Harus transparan dan berdasarkan data ilmiah
2. Non diskriminasi
3. Mengikuti standar internasional

Bagian ketiga inilah yang turut mendorong berkembangnya standar internasional tentang lingkungan yang menuju kepada terciptanya ISO 14000. Termasuk didalamnya standar pengaturan lingkungan seperti ekolabel (Environmental Labelling) yang dikenal sejak 1992/1993, bahkan di Jerman sudah ada sejak 1977.

Ekolabel adalah sertifikasi atas produk yang dibuat secara akrab lingkungan, yaitu tidak mencemarkan dan tidak merusak lingkungan, juga harus secara berkelanjutan. Dari suatu survey yang dilakukan BAPEDAL, ternyata bahwa pada tahun 1994, 74 % ekspor Indonesia ditujukan kepada 14 negara yang sudah mempunyai program ekolabel. Bahkan untuk produk hutan dan kehutanan ada komitmen Indonesia pada ITTO bahwa sebelum tahun 2000 Indonesia sudah harus mempunyai system ekolabel; kalau tidak maka hasil kehutanan Indonesia tidak akan laku di pasar anggota ITTO terutama di Eropa. Dari uraian tersebut di atas nyata bahwa perdagangan dunia sekarang dipengaruhi oleh unsur-unsur standarisasi lingkungan. Setelah ISO seri 9000 diterima secara luas dan meningkatnya perkembangan standar bidang lingkungan di seluruh dunia, ISO

14000 diidentifikasikan perlu dibuat dan diterapkan untuk :

1. Mendorong penggunaan pendekatan yang umum digunakan dalam manajemen untuk diterapkan dalam manajemen lingkungan
2. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk dapat mencapai kinerja lingkungan yang lebih baik
3. Memfasilitasi perdagangan dan menghilangkan hambatan dalam perdagangan.

Pengertian ISO 14001

ISO 14000 adalah standar internasional mengenai manajemen lingkungan yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardisation (ISO) dan penerapannya bersifat sukarela.

Standar ISO seri 14000 mulai diperkenalkan pada awal tahun 1990-an yang merupakan suatu perkembangan aspek manajemen atau pengelolaan mutu. Tidak semata-mata aspek teknis atau ekonomis saja.

Tujuan ISO 14000 antara lain adalah :

1. Mendorong upaya dan melakukan pendekatan untuk pengelolaan Lingkungan hidup dan sumberdaya alam dan kualitas pengelolaannya diseragamkan pada lingkup global.
2. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk mampu memperbaiki kualitas dan kinerja Lingkungan Hidup dan Sumberdaya Alam.
3. Memberikan kemampuan dan fasilitas pada kegiatan ekonomi dan industri, sehingga tidak mengalami rintangan dalam berusaha.

Untuk mencapai tujuan tersebut dibentuk SAGE (Startegic Advisory Group on the Environment). Kemudian TC 207 (Komisi Teknis) pada tahun 1993 dibentuk oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO). Komisi ini terdiri dari berbagai negara dan bertugas merumuskan konsep standar internasional di bidang lingkungan. Adapun pembagian tugasnya adalah sbb. :

1. Sub komisi yang menangani Environmental Management System (Sistem pengelolaan Lingkungan dan sumberdaya alam),
2. Sub komisi yang menangani Environmental Auditing (Odit Lingkungan),
3. Sub komisi yang menangani Environmental Labelling (Label Lingkungan),
4. Sub komisi yang menangani Environmental Performance Evaluating (Evaluasi Kinerja Lingkungan),
5. Sub komisi yang menangani Life Cycle Analysis (Analisis Daur Hidup),
6. Sub komisi yang menangani Environemental aspect in Product Standard (Aspek Lingkungan dalam Bakumutu Produk),
7. Sub komisi yang bertugas menyusun Term and Definitions (Istilah dan Definisi)

ISO seri 14000 terdiri dari beberapa seri yaitu :

1. ISO seri 14001-14009 tentang Environmental Manajemen Sistem (EMS) atau Sistem Manajemen Lingkungan.

Dari seluruh seri ISO 14000, ISO 14001 tentang sistem manajemen lingkungan adalah seri yang paling banyak dikenal karena sertifikasi ISO 14000 sebenarnya adalah sertifikasi untuk ISO 14001 ini. Ada 3 komponen besar dalam ISO 14001 yaitu program lingkungan tertulis; pendidikan dan pelatihan; dan pengetahuan mengenai peraturan perundang-undangan lokal dan nasional.

2. ISO seri 14010-14019 tentang Environmental Auditing (Audit Lingkungan)

ISO seri ini merupakan suatu alat (tools) dalam penerapan sistem manajemen lingkungan, jadi tidak memerlukan sertifikasi. Audit lingkungan mirip dengan medical check up yaitu evaluasi secara rutin mengenai kondisi suatu perusahaan. Audit lingkungan dapat dilakukan oleh intern perusahaan (internal audit) maupun oleh pihak luar (eksternal audit). Untuk audit sistem manajemen lingkungan seorang auditor harus memenuhi kriteria auditor seperti yang ditetapkan dalam ISO 14012.

3. ISO seri 14020-14029 tentang Environmental Labelling (Ekolabel)

ISO seri ini juga dimaksudkan untuk sertifikasi, tetapi yang disertifikasi adalah produknya sedangkan EMS yang disertifikasi adalah sistemya. Jadi suatu perusahaan yang sudah mendapat sertifikat ISO 14001, bila diperlukan maka dapat juga mengusulkan untukk memperoleh ekolabeling. Yang mana yang akan didahulukan untuk perolehannya tergantung dari permintaan pasar.

4. ISO seri 14030-14039 tentang Environmental Performance Evaluation (EPE) atau Evaluasi Kinerja Lingkungan.

Environmental Performance Evaluation diukur dengan mengkuantifikasi dampak kegiatan terhadap lingkungan. Hal-hal tersebut dapat diidentifikasi secara dini dengan menginventarisasi dampak seperti emisi udara, effluen limbah cair, dan sebagainya. Penetapan baseline dari hasil inventarisasi, perusahaan kemudian mengidentifikasi indikator adanya peningkatan kinerja.

5. ISO seri 154040-14049 tentang Life Cycle Assessment (LCA) atau Analisis Daur Hidup Produk

LCA juga merupakan suatu alat, jadi standar ini tidak dimaksudkan untuk sertifikasi. Setiap produk mempunyai siklus hidup yaitu : lahir (fabrikasi), hidup (dioperasikan) dan mati (dibuang).

6. ISO 14050 tentang Term and Definition

Dalam dokumen ini terdapat definisi-definisi yang digunakan dalam ISO seri 14000. Standar ISO seri 14000 yang telah ditetapkan menjadi standar internasional adalah ISO 14001, 14004, 14010, 14011, 14012 dan ISO 14040. Indonesia pada saat ini telah mengadopsi Standar ISO 14001, 14002, 14010, 14011 dan 14012 menjadi Standar Nasional Indonesia (SNI).

PENERAPAN IS0 14001

Penerapan ISO 14001 adalah pendekatan sistem, jadi dengan menerapkan standard tersebut berarti kita memperbaiki sistem.

Secara umum kalau suatu perusahaan mempunyai sistem manajemen lingkungan yang baik, maka otomatis kinerja perusahaannya juga akan bertambah baik. Untuk menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan sebetulnya kita tidak perlu memulainya dari awal, tetapi dapat dimulai dengan memperbaiki dan mengintegrasikan program-program lingkungan yang sudah ada. Organisai atau perusahaan yang akan menerapkan sistem manajemen lingkungan perlu mempersiapkan hal-hal sebagai berikut :

1. Identifikasi dan evaluasi seluruh aspek dan dampak lingkungan dari kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.

ISO 14001 tidak mengatur standar mengenai cara melakukan idenfikasi dan penilaian aspek dan dampak lingkungan, untuk melakukan penilaian aspek dan dampak lingkungan ini diserahkan kepada pemrakarsanya sendiri.

2. Kebijakan Lingkungan.

Kebijakan lingkungan suatu perusahaan dibuat berdasarkan aspek lingkungan yang didentifikasi.

3. Tujuan dan Sasaran Lingkungan

Suatu perusahaan yang menetapkan ISO 14000 harus menentukan tujuan dan sasaran lingkungan. Tujuan dan sasaran lingkungan yang dibuat juga harus sesuai dengan kebijakan lingkungannya. Dalam membuat tujuan dan sasaran lingkungan. Suatu perusahaan harus menetukan batasan waktunya.

4. Program-program lingkungan.

Program lingkungan dibuat untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan sendiri, program lingkungan sebaiknya dibuat secara realistis dan logis dan sebaiknya membuat program yang mungkin untuk dijalankan sesuai dengan kemampuan perusahaan. Perusahaan yang membuat program lingkungan melebihi kemampuannya, maka akan merugikan perusahaan itu sendiri, karena program-program ini akan dichek secara berkala dalam suatu audit.

5. Audit dan evaluasi program.

Program-program lingkungan yang sudah dibuat tersebut di atas akan di cek secara berkala malalui program audit lingkungan. Dalam audit lingkungan semua program yang sudah dituliskan dicek dan dilihat di lapangan apakah program yang dibuat dilaksanakan atau tidak. Program-program yang belum dilaksanakan akan dipertanyakan alasan-alasannya mengapa program yang telah dibuat tidak dapat dilaksanakan. Disamping itu dalam audit lingkungan akan diketahui terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan kegiatan.

6. Perbaikan manajemen secara berkesinambungan

Tindakan perbaikan secara berkesinambungan sangat diperlukan dalam suatu perusahaan, apabila dalam suatu audit diketahui adanya penyimpangan. Karena penyimpangan yang terjadi dapat membahayakan bagi perusahaan itu sendiri. Jadi tindakan perbaikan yang secara berkesinambungan ini adalah merupakan

jiwa dari ISO 14000 itu yaitu dalam ISO 14001 ada suatu pernyataan “continual improvement”.

MANFAAT PENERAPAN ISO 14001

Adapun manfaat yang dapat di peroleh perusahaan dalam menerapkan ISO 14001:

1. Perlindungan Lingkungan

SML 14001 memungkinkan manusia dan lingkungan hidup tetap eksis dengan kondisi yang baik

2. Manajemen Lingkungan yang lebih baik

Standar SML 14001 memberikan perusahaan kerangka menuju manajemen lingkungan yang lebih konsisten dan diandalkan.

3. Mempertinggi daya saing

Mempertinggi peluang untuk berusaha dan bersaing dalam pasar bebas dalam era globalisasi.

4. Menjamin ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan

SML ISO 14001 menjamin perusahaan yang memilikinya memenuhi perundangundangan yang berlaku karena ada dokumen yang tertulis.

5. Penerapan sistem menajemen yang efektif

Standar ISO 14001 menanggung berbagai teknik manajemen yang baik, yang meliputi manajemen personel, akuntasi, pengendalian pemasok, pengendalian dokumen, dan lain-lain yang diperlukan

6. Pengurangan Biaya

Selain mempermudah jalan untuk memenuhi persyaratan konsumen tanpa harus repot memenuhinya kembali, juga dapat mengurangi pemakaian bahan kimia maupun limbah dan B3 yang harus diproses kembali. Seperti juga pada prinsip penerapan sistem mutu ISO 9000. yaitu lakukanlah secara benar dan baik pada kesempatan pertama.

7. Hubungan Masyarakat yang lebih baik

Sebagian terbesar prosedur yang ada pada ISO 14001 mensyaratkan tindakan yang proaktif. Setiap tindakan proaktif terhadap lingkungan ini akan meningkatkan citra perusahaan dalam hal lingkungan terhadap masyarakat.

8. Kepercayaan dan kepuasan langganan yang lebih baik

Terkait dengan hubungan mayarakat yang lebih baik adalah kepercayaan dan kepuasan langganan. Bila perusahaan telah memperoleh sertifikat ISO 14001, pelanggan akan lebih merasa aman karena adanya perlindungan lingkungan.

Sumber:

http://eprints.uns.ac.id/4733/1/103302809200908021.pdf

http://oc.its.ac.id/ambilfile.php?idp=1832.