Perencanaan Produksi (TULISAN 1)

Perencanaan Produksi

            Perencanaan produksi adalah suatu kegiatan yang berkenaan dengan penentuan apa yang harus diproduksi, berapa banyak diproduksi, kapan diproduksi dan apa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk yang telah ditetapkan. Perencanaan produksi berkaitan pula dengan pengendalian produksi yaitu fungsi yang mengarahkan atau mengatur pergerakan material (bahan, part/komponen/subassembly dan produk) melalui seluruh siklus manufacturing mulai dari permintaan bahan baku sampai pada pengiriman produk akhir kepada pelanggan (Sinulingga, 2009).

            Perencanaan produksi dilakukan dengan tujuan menentukan arah awal dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan dimasa yang akan datang, apa yang harus dilakukan, berapa banyak melakukannya, dan kapan harus dilakukan. Perencanaan produksi berkaitan dengan masa mendatang sehingga perencanaan disusun atas dasar perkiraan yang dibuat berdasarkan data masa lalu dengan menggunakan beberapa asumsi. Perencanaan tidak akan selalu memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan, sehingga setiap perencanaan yang dibuat harus dievaluasi secara berkala dengan melakukan pengendalian. Perencanaan produksi dan pengendalian produksi adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Definisi perencanaan dan pengendalian produksi adalah proses untuk merencanakan dan mengendalikan aliran material yang masuk, mengalir dan keluar dari sistem produksi atau operasi sehingga permintaan pasar dapat dipenuhi dengan jumlah yang tepat, waktu penyerahan yang tepat, dan biaya produksi yang minimum (Nasution, 2008).

            Pembuatan rencana produksi tidak dapat dilakukan hanya sekali dan digunakan untuk selamanya. Perencanaan produksi harus dilaksanakan secara bertahap dan berjenjang. Berdasarkan pengelompokkan perencanaan produksi atas dasar jangka waktu dibedakan menjadi tiga, yaitu (Nasution, 2008).

1.      Perencanaan produksi jangka panjang biasanya melihat 5 tahun atau lebih ke depan. Jangka waktu terpendeknya ialah ditentukan oleh berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengubah kapasitas yang tersedia. Hal tersebut meliputi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan desain dari bangunan dan peralatan pabrik baru, konstruksinya, instalasinya, dan hal lainnya sampi fasilitas baru tersebut siap dioperasikan. Perencanaan produksi jangka panjang dibuat dengan sangat mempertimbangkan ramalan kondisi umum perekonomian dan kependudukan, situasi politik dan sosial, perubahan teknologi, dan perilaku pesaing, dimana semua faktor tersebut akan dievaluasi dampaknya terhadap aktivitas perusahaan. Secara singkat, perencanaan produksi jangka panjang adalah berhubungan dengan efek apa yang akan muncul di masa mendatang terhadap tujuan sistem dan tindakan apa yang diperlukan dalam menyesuaikan terhadap perubahan tersebut.

2.      Perencanaan produksi jangka menengah atau perencanaan agregat. Perencanaan agregat mempunyai horison perencanaan antara 1 sampai 12 bulan dan dikembangkan berdasarkan kerangka yang telah ditetapkan pada perencanaan produksi jangka panjang. Perencanaan agregat didasarkan pada peramalan permintaan tahunan dari bulan dan sumber daya produktif yang ada seperti jumlah tenaga kerja, tingkat persediaan, biaya produksi, jumlah supplier dan subkontraktor, dengan asumsi relatif tetap.

3.      Perencanaan produksi jangka pendek mempunyai horison perencanaan kurang dari 1 bulan dan bentuk perencanaannya adalah berupa jadwal produksi. Tujuan dari jadwal produksi adalah menyeimbangkan permintaan aktual yang dinyatakan dengan jumlah pesanan yang diterima dengan sumber daya yang tersedia berupa jumlah departemen, waktu shift yang tersedia, banyaknya operator, tingkat persediaan yang dimiliki dan peralatan yang ada, sehingga sesuai dengan batasan-batasan yang ditetakan pada perencanaan agregat.

Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

            Perencanaan dan pengendalian produksi memiliki fungsi dasar yang harus dipenuhi. Berikut adalah 4 fungsi dasar yang harus dipenuhi oleh aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi (Kusuma, 1999).

1.      Meramalkan permintaan produk yang dinyatakan dalam jumlah produk sebagai fungsi dari waktu.

2.      Menetapkan jumlah dan saat pemesanan bahan baku serta komponen secara ekonomis dan terpadu.

3.      Menetapkan keseimbangan antara tingkat kebutuhan produksi, teknik pemenuhan pesanan, serta memonitor tingkat persediaan produk jadi setiap saat, membandingkannya dengan rencana persediaan dan melakukan revisi atas rencana produksi pada saat yang ditentukan.

4.      Membuat jadwal produksi, penugasan, pembebanan mesin dan tenaga kerja yang terperinci sesuai dengan ketersediaan kapasitas dan fluktuasi permintaan pada suatu periode.

TUGAS 1 KEWIRAUSAHAAN

Kewirausahaan adalah suatu nilai yang diwujudkan dalam perilaku yang dijadikan dasar sumber daya, tenaga penggerak, tujuan, siasat, kiat, proses dan hasil bisnis (Achmad Sanusi, 1994). Pengertian kewirausahaan menurut Harvey Leibenstein (1979) adalah mencakup berbagai kegiatan yang dibutuhkan untuk menciptakan atau melaksanakan perusahaan pada saat semua pasar belum terbentuk atau belum teridentifikasi dengan jelas, atau komponen fungsi produksinya belum diketahui sepenuhnya. Kewirausahaan berasal dari kata wira dan usaha. Wira memiliki arti sebagai pejuang, pahlawan, manusia unggul, teladan, berbudi luhur, gagah berani dan berwatak agung sedangkan usaha adalah perbuatan amal, bekerja atau berbuat sesuatu. Berdasarkan arti dari kedua kata tersebut dapat disimpulkan bahwa wirausaha adalah pejuang atau pahlawan yang berbuat sesuatu. Pernyataan tersebut adalah menurut segi etimologi (asal usul kata). Menurut Prawirokusumo, wirausaha adalah mereka yang mampu melakukan berbagai upaya kreatif dan inovatif dengan jalan mengembangkan ide dan meramu sumber daya untuk menemukan peluang dan perbaikan hidup. Wirausahawan menurut Joseph Schumpeter (1934) adalah seorang inovator yang mengimplementasikan perubahan-perubahan di dalam pasar melalui berbagai kombinasi baru. Kombinasi baru tersebut adalah dalam bentuk memperkenalkan produk baru, memperkenalkan metode produksi baru, membuka pasar yang baru (new market), memperoleh sumber pasokan baru dari bahan atau komponen baru, atau menjalankan organisasi baru pada suatu industri. Wirausaha memiliki perilaku tertentu yang mendukung pencapaian kesuksesannya. Perilaku tersebut adalah kerja keras yaitu perilaku tidak mudah menyerah, tidak mudah mengeluh dan melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan sampai selesai. Seorang wirausaha yang bekerja keras akan mengutamakan kerja dan mengisi waktu yang ada untuk kepentingan pribadi dan usahanya (tidak ada waktu yang terbuang sia-sia). Perilaku seorang wirausaha lainnya adalah keyakinan diri yaittu suatu perilaku atau sikap percaya diri atau yakin atas kemampuan yang dimiliki, sehingga bekerja dengan sebaik-baiknya tanpa ragu-ragu dan selalu optimis untuk mencapai kesuksesan dalam usahanya. Menurut Imam Santoso Sukardi perilaku seorang wirausaha yang lain adalah perilaku pengambilan risiko yaitu mempunyai keberanian dalam memutuskan suatu keputusan yang ada risikonya, seorang wirausaha juga harus siap menanggung risiko yang akan dihadapinya, mesikupun demikian seorang wirausaha juga dituntut untuk cermat, berhati-hati dan memperhitungkan benar risiko yang akan didapat.

Kunci penting seorang wirausahawan adalah berpikir kreatif, inovatif, berani mengambil resiko dan tidak mudah putus asa. Menurut Mc Clelland karakteristik wirausahawan adalah keinginan untuk berprestasi, keinginan untuk bertanggung jawab, preferensi kepada resiko-resiko menengah, persepsi kepada kemungkinan berhasil, rangsangan oleh umpan balik, aktivitas energik, orientasi ke masa depan, keterampilan dalam pengorganisasian dan sikap terhadap uang.  Karakteristik wirausahawan yang sukses dengan n Ach adalah kemampuan inovatif, toleransi terhadap kemenduaan (ambiguity), keinginan untuk berprestasi, kemampuan perencanaan realistis, kepemimpinan terorientasi kepada tujuan, obyektivitas, tanggung jawab pribadi, kemampuan beradaptasi dan kemampuan sebagai pengorganisasi dan administrator.

Kebutuhan dasar yang mempengaruhi pencapaian tujuan ekonomi menurut Mc Clelland yaitu  kebutuhan untuk berprestasi (n Ach), kebutuhan berafiliasi (n Afill) dan kebutuhan untuk berkuasa (n Pow). Berikut adalah penjelasan beserta contohnya.

Kebutuhan untuk berprestasi (nAch) adalah motivasi untuk berprestasi, karena itu karyawan akan berusaha mencapai prestasi tertingginya, pencapaian tujuan tersebut bersifat realistis tetapi menantang, dan kemajuan dalam pekerjaan. Contohnya seorang wirausahawan tentu ingin usahanya meraih suatu tingkat pencapaian tertentu dan tidak menjadi usaha yang hanya biasa-biasa saja, misalnya mendapatkan prestasi atau penghargaan top brand award atau best seller record, atau penghargaan-penghargaan lainnya dari berbagai instansi terkait yang menunjukkan bahwa usaha tersebut memiliki prestasi yang tinggi dan bukan sekedar usaha yang biasa-biasa saja.

Kebutuhan untuk berafiliasi (n Afi) adalah hasrat untuk berhubungan antar pribadi yang ramah dan akrab. Contohnya yaitu suatu usaha tidak dapat 100% benar-benar berdiri sendiri dalam menjalankan usahanya. Berbagai segi bisnis, dibutuhkan rekan atau mitra yang dapat diandalkan untuk menjalankan usaha (mitra usaha ini dapat berupa supplier, distributor, agen, penanam modal, dan lain-lain). Kebutuhan suatu usaha untuk bekerja sama dan berhubungan dengan mitra usahanya ini merupakan contoh kebutuhan untuk berafiliasi. Koneksi yang luas, merupakan salah satu hal penting yang perlu dimiliki oleh seorang wirausahawan.

Kebutuhan untuk berkuasa (n Pow) adalah kebutuhan untuk membuat orang lain berperilaku dalam suatu cara dimana orang-orang itu tanpa dipaksa tidak akan berperilaku demikian atau suatu bentuk ekspresi dari individu untuk mengendalikan dan mempengaruhi orang lain. Contohnya yaitu seorang wirausahawan tentunya ingin menguasai pasar. Selain itu, ada keinginan dari diri sendiri untuk menciptakan lapangan kerja bagi orang lain (memiliki usaha sendiri dan memimpin sejumlah orang/karyawan). Hal ini secara tidak langsung menunjukkan bahwa seorang wirausahawan memiliki kebutuhan untuk berkuasa (ingin memimpin, bukannya dipimpin).

Sumber gagasan dalam identifikasi peluang usaha baru terdiri dari 5 hal. Berikut adalah penjabaran beserta contohnya. Kebutuhan akan sumber penemuan,  penemuan atau inovasi berasal dari persepsi kebutuhan yang jelas dan ingin dipenuhi. Terdapat banyak contoh barang atau jasa yang telah dikembangkan dari persepsi demikian itu. Barang dan jasa tersebut berkisar dari mulai yang sedaerhana hingga yang rumit, dari yang mahal hingga yang murah. Hobi atau kesenangan pribadi, Misalnya kesenangan membuat roti atau membuat lagu nyanyian. Mengamati kecenderungan-kecenderungan merupakan sumber gagasan untuk melakukan venture baru. Banyak peluang yang terlihat oleh para pengamat mendorongnnya untuk mengerjakan sesuatu baru pada saat yang tepat. Mengamati kekurangan-kekurangan produk dan jasa yang ada, lahan yang subur bagi gagasan barang dan jasa baru terletak pada pengamatan kekurangan pada barnag dan jasa yang ada. Pendekatan ini ditujukan untuk memperbaiki kinerja atau menambah keunggulan yang diperlukan. Contohnya kunci anti-maling mobil. Kegunaan lain dari barang-barang biasa, banyak produk komersil berasal dari penerapan barang-barang biasa untuk kegunaan lain yang bukan kegunaan yang dimaksudkan dari barang itu. Barang tersebut berkisar dari perubahan karakter dan kegunaan dari barang akhir hingga pengembaan penerapan baru barang yang tidak terpakai.

Unsur-unsur analisa pulang pokok terdiri dari biaya tetap, biaya variabel, biaya total, pendapatan total, keuntungan dan kerugian. Berikut adalah penjelasannya. Biaya tetap adalah biaya minimal yang harus dikeluarkan oleh suatu perusahaan agar dapat memproduksi barang atau jasa. Biaya ini tidak dipengaruhi oleh banyak sedikitnya produk atau jasa yang dihasilkan, nilainya tetap dan tidak berubah. Biaya variable adalah biaya yang besar kecilnya tergantung dari sedikit atau banyaknya produk dan jasa yang akan dihasilkan. Semakin besar produk yang ingin dihasilkan, biaya tidak tetap akan semakin tinggi dan sebaliknya. Contoh dari biaya ini adalah biaya material produksi. Semakin banyak produk yang ingin dihasilkan, maka material yang dibutuhkan juga akan semakin banyak dan biaya nya otomatis ikut menjadi banyak. Contoh lain adalah biaya bahan bakar, lembur tenaga kerja, dan lain sebagainya. Biaya total adalah jumlah keseluruh biaya tetap dan biaya variabel yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menghasilkan sejumlah produk dalam suatu periode tertentu. Pendapatan total adalah seluruh pendapatan yang diperoleh dari jumlah barang yang terjual pada saat tingkat harga tertentu. Keuntungan adalah nilai yang didapat dari hasil penjualan. Kerugian adalah jumlah pengeluaran lebih besar dibandingkan dengan pendapatan awal yang disediakan.

Pembagian dalam bentuk-bentuk kepemilikan diantaranya yaitu kepemilikan perseorangan, kepemilikan kongsi dan kepemilikann perseroan. Kepemilikan perseorangan, dimiliki dan dijalankan oleh 1 orang, sehingga laba yang diterima tidak perlu dibagi-bagi. Kepemilikan kongsi, dimiliki dan dijalankan oleh 2 orang atau lebih, kepemilikan bersama atas harta, umur perusahaan terbatas, adanya pembagian laba. Perusahaan perseroan, perusahaan yang memiliki badan hukum, kewajiban pemilik saham terbatas pada jumlah saham yang dimilikinya, kepemilikan perusahaan dapat berpindah tangan, eksistensi relatif stabil.

Langkah langkah dalam penyediaan sumber daya manusia dimulai dari perekrutan karyawan, selanjutnya adalah seleksi calon karyawan, kemudian pelatihan karyawan dan diakhiri dengan penilaian hasil kerja. Tahap proses seleksi sumber daya manusia adalah melakukan penyaringan pendahuluan dari rekaman, berkas data, dll. Langkah selanjutnya yaitu melakukan wawancara, kemudian melakukan berbagai tes mulai dari tes kecerdasan, tes bakat dan tes kepribadian. Langkah selanjutnya adalah rujukan prestasi. Langkah selanjutnya wawancara dianostik. Langkah selanjutnya adalah pemeriksaan kesehatan dan kemudian penilaian pribadi.

TENTANG DOSEN PENGAJAR PENGETAHUAN LINGKUNGAN

Mata kuliah Pengetahuan Lingkungan merupakan salah satu mata kuliah softskill di semester 6 Jurusan Teknik Industri Universitas Gunadarma. Mata kuliah softskill memiliki sedikit keistimewaan dari mata kuliah lainnya karena tatap muka dilakukan 1 bulan 1 kali dan sisanya melalui internet. Dosen Mata Kuliah Pengetahuan Lingkungan adalah Ibu Yuyun Yuniar. Beliau juga merupakan Dosen Wali untuk kelas saya yaitu 3ID05. Keterbatasan pertemuan untuk Mata Kuliah Pengetahuan Lingkungan tidak menjadi masalah dengan hubungan ataupun kerjasama diantara ibu Yuyun selaku Dosen mata kuliah dan Dosen Wali dengan Mahasiswanya karena ibu yuyun pernah mengajar kami di semester sebelumnya (semester 5) dengan mata kuliah yang berbeda yaitu Analisis Keputusan. Ibu yuyun merupakan sosok dosen yang baik, penyabar, peduli dengan mahasiswa nya dan tidak mempersulit mahasiswa dalam masalah nilai. Materi yang diajarkan oleh ibu yuyun juga sesuai dengan SAP Gunadarma. Ujian yang diberikan juga sesuai dengan yang diajarkan sehingga mahasiswa tidak kebingungan dalam mengerjakannya. Materi yang diajarkan terkadang mengajarkan mahasiswa untuk mandiri karena kebanyakan soal-soal yang diberikan menuntut mahasiswa untuk menganalisis maksud di dalamnya. Ibu yuyun juga merupakan salah satu alumni di Jurusan dan Universitas yang sama yaitu Teknik Industri Gunadarma. Hal itu menjadikan sering terdapat sharing ataupun berbagi pengalaman serta tips-tips berkenaan dengan didalam studi Teknik Industri maupun prospek ke depannya, Ibu yuyun juga memahami kesibukan mahasiswa Teknik Industri Gunadarma terutama dalam hal Praktikum yang tergolong susah. Harapan kami untuk Ibu yuyun semoga tetap mengajar dengan sabar dan semakin baik lagi dalam hal pengajaran. Memberikan arahan maupun bimbingan untuk Mahasiswa sekaligus Junior nya di Teknik Industri Gunadarma ini, Terima kasih ibu :*

DAFTAR PERUSAHAAN YANG MENERAPKAN ISO 14001

No.	Nama Perusahaan	Kategori Industri	Alamat	Tahun Sertifikasi	Badan Sertifikasi
1	Asia Matsushita Battery Panasonic, PT.	Battery	Jl. Beringin Lot 275-276 Muka Kuning Batam	2 Desember 1997	BVQI
2	Century Batteries Indonesia, LTD	Battery	Jl. Raya Bekasi Km.25 Cakung Jakarta 13966	-	AFAQ
3	Indonesia Asahan Aluminium, PT.	Cable, Steel	Sumatera Utara	5 April 2002	SGS
4	Asahi Best Base Indonesia, PT.	Cable, Steel	MM 2100 Industrial Town, Blok C-2, Cikarang Barat Bekasi 17520	-	PT. KEMA
5	Masushita Gobel Battery Industry, PT.	Battery	Kawasan Industri Gobel, Jl. Teuku Umar Km 44, Cikarang Barat, Bekasi 17520	-	KEMA/ABS
6	PT. Batam Matsushita Battery	Battery	Jl. Beringin Lot 275-276-277 Batamindo Industrial Park	15 November 2002	LRQA
7	PT. Indonesia Steel Tube Works Semarang	Cable, Steel	Jl. Simongan 105, Semarang 50148	30 Juni 2000	TUV Rheinland
8	Kabel Metal Indonesia, PT	Cable, Steel	Jl. Raya Bekasi Km.23 Cakung Jakarta Utara	-	SGS Yarsley
9	PT. Hirose Electric Indonesia	Elektronik/Mesin	EJIP Industrial Park Lot 3B-1 Lemahabang Bekasi	15 September 2004	LRQA
10	Omron Manufacturing Ind, PT.	Elektronik/Mesin	EJIP Industrial Park Lot 5C Lemahaban g Bekasi	-	BVQI

Sumber:

https://www.scribd.com/doc/4654121/daftar-perusahaan-iso-14000-kesehatan-lingkungan

LANGKAH-LANGKAH PERUSAHAAN YANG HARUS DILAKUKAN DALAM MENERAPKAN ISO 14001

LANGKAH-LANGKAH PERUSAHAAN YANG HARUS DILAKUKAN DALAM MENERAPKAN ISO 14001

ISO 14001 sebagai referensi untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan merupakan standar internasional yang di terbitkan oleh ISO “ International Standards for Organitation” dimana prinsip dasar nya adalah “control” terhadap semua aspek yang dapat berdampak negatif terhadap lingkungan. Ada berbagai tahapan untuk dapat mengembangkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan efektifitas sistem diantaranya:

Tahap 1: Persiapan

Tahap 1: Pengembangan

Tahap 3: Penerapan

Tahap 4: Evaluasi dan Monitoring

Tahap 5: Sertifikasi

Tahap 6: Pemeliharaan dan Improvement

TAHAP 1. PERSIAPAN

Sebagai langkah awal untuk pengembangan, penerapan, sistem manajemen lingkungan adalah persiapan. Dalam persiapan ada beberapa hal yang dilakukan, diantaranya:

1.             Pembentukan Tim

Organisasi atau perusahaan ketika akan mengembangkan, menerapkan sistem manajemen lingkungan, maka sebagai langkah awal Manajemen Puncak dalam hal ini Direktur Utama harus menunjuk Tim yang berperan dalam pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Seperti yang di atur dalam persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.4.1 Tim yang dibentuk ini di ketuai oleh seseorang yang di sebut Management Representative .

2.             Pembentukan Komitmen

Apabila Manajemen Puncak sudah menetapkan Tim Sistem Manajemen Lingkungan, maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan komitmen tim maupun seluruh karyawan Organisasi atau perusahaan. Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Ada berbagai langkah yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan komitmen baik untuk tim maupun karyawan diantaranya:

1. Tim dan karyawan harus mengetahui maksud dan tujuan dari penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001
2. Proses sosialisasi yang intensif dan masif bagi seluruh karyawan
3. Menunjuk tim dalam suatu Surat Keputusan yang sekaligus diberikan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai Tim.
4. Komunikasi yang efektif antara Manajemen Puncak, Tim dan Seluruh karyawan
5. Reward and punishment system

3.             Penetapan Ruang lingkup

Penetapan ruang Lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di Organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum dilakukan pengembangan. Organisasi atau perusahaan , ketika mengembangkan, menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan harus menetapkan ruang lingkup sistem nya, apakah sistem yang dibangun mencakup semua area atau akan membuat skala prioritas. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan apakah pengembangan dan penerapan sistem akan dilakukan mencakup seluruh area atau dilakukan secara parsial diantarannya:

1. Kesiapan infrastruktur untuk mengendalikan atau mencegah dampak negatif lingkungan dari kegiatan untuk setiap area
2. Kesiapan Tim dan karyawan dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan
3. Ketersediaan anggaran untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan persyaratan baik infrastruktur maupun peraturan perundang-undangan terkait dengan lingkungan yang relevan
4. Tingkat dampak lingkungan sebagai efek samping kegiatan yang dilaksanakan di masing-masing area/ proses.
5. Tuntutan dari pihak-pihak terkait

4.             Penyediaan Sumber daya

Penerapkan suatu sistem manajemen, apalagi sistem manajemen lingkungan maka tidak akan terlepas dari kebutuhan sumber daya, di mana sumber daya ini menjadi penggerak untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan. Tanpa ketersediaan sumber daya yang memadai, maka penerapan sistem manajemen ini dapat menjadi kurang efektif atau bahkan sulit untuk dilaksanakan. Adapun sumber daya di harus di persiapan untuk kebutuhan penerapan sistem manajemen lingkungan seperti yang di atur dengan Persyaratan ISO 14001;2004 clausa 4.4.1 mencakup di ataranya:

1. Sumber daya manusia termasuk kemampuan spesifik yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan
2. Infrastruktur yang dibutuhkan untuk mengendalikan dan mengurangi dampak negatif dari kegiatan yang dilakukan oleh Organisasi atau perusahaan
3. Teknologi yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif pencemaran lingkungan
4. Keuangan yang dibutuhkan untuk membiayai seluruh kegiatan untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan

TAHAP 2: PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen lingkungan sudah cukup dengan, indikator:

1. Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin oleh Management Representative yang di kuatkan dalam bentuk surat keputusan oleh Direktur Utama
2. Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di tetapkan
3. Komitmen Tim dan Manajemen sudah ditunjukkan termasuk komitmen terhadap penyediaan sumber daya

Langkah berikutnya adalah pengembangan sistem manajemen. Pengembangan sistem Manajemen Lingkungan harus mengacu pada persyaratan standar ISO 14001:2004, sehingga pada akhirnya kalau sistem memenuhi standar ISO 14001:2004 maka dapat dilakukan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan yang sudah di terapkan.  Untuk dapat mengembangkan sistem manajemen dengan baik maka dibutuhkan bimbingan konsultan yang berpengalaman dalam pengembangan, penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 di mana langkah awalnya yang harus dilakukan adalah transfer knowladge melalui proses pelatihan. Tujuan dari pelatihan awal ini adalah:

1. Memberikan pengetahuan kepada Tim tentang konsep sistem manajemen lingkungan
2. Memberikan pengertian tentang interpretasi persyaratan ISO 14001:2004
3. Memberikan arahan bagaimana melakukan pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan
4. Memberikan arahan tentang sistem dokumentasi Sistem Manajemen lingkungan
5. Memberikan pengertian bagaimana melakukan risk assessment terkait dengan aspek dan dampak lingkungan

Pelatihan diberikan minimal kepada tim Sistem manajemen lingkungan, yang digunakan sebagai bekal awal untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan. Sistem manajemen suatu proses kerja yang ter struktur untuk mencapai tujuan tertentu, sedangkan sistem manajemen lingkungan berdasarkan definisi yang di atur dalam standar ISO 14001;2004 point 3.8 merupakan bagian dari organisasi yang mengelola sistem manajemen nya untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungan serta mengelola semua aspek lingkungan. Oleh karena itu sistem manajemen lingkungan tidak berwujud, maka untuk mewujudkannya sehingga dan di terapkan dengan baik serta dapat dijaga konsistensinya maka di tuangkan dalam bentuk dokumen.

Berikut adalah penjabaran dari tahap 2 pengembangan:

1.             Pembuatan Kebijakan Lingkungan, Objective dan Target

Dalam hal pengembangan Sistem Manajemen Lingkungan, maka langkah awal dokumen yang dibuat adalah merumuskan kebijakan perusahaan terkait dengan Lingkungan atau disebut dengan Kebijakan Lingkungan ( Environment Policy). Dengan kebijakan lingkungan di buat, maka akan digunakan sebagai salah satu dasar untuk penyusunan objective dan target , serta Pedoman Lingkungan, Prosedur Sistem Manajemen Lingkungan serta dokumen lain. Menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.2 bahwa Kebijakan Lingkungan harus di buat dan ditetapkan oleh manajemen puncak dalam hal ini Direktur Utama dimana dalam kebijakan tersebut harus:

1. Sesuai dengan sifat, bisnis dan skala organisasi termasuk dampaknya terhadap lingkungan
2. Harus adanya komitmen untuk mencegah terjadinya pencemaran lingkungan serta peningkatan secara terus menerus
3. Harus juga berisi komitmen untuk memenuhi peraturan perundang-undangan yang relevan serta persyaratan lain.
4. Menjadi kerangka untuk menetapkan objective dan target
5. Terdokumentasi, di terapkan dan di pelihara kesesuaiannya
6. Dikomunikasikan ke seluruh karyawan
7. Tersedia untuk kepentingan umum

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan akan di terapkan secara terintrgrasi dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 maka Kebijakan Mutu yang sudah di miliki, tinggal dilakukan revisi dengan menambahkan aspek-aspek lingkungan seperti yang di minta di point a-d, namun bila tidak terintegrasi maka harus di buat Kebijakan Lingkungan yang terpisah dari Kebijakan Mutu yang telah di miliki.

Objective merupakan tujuan atau sasaran perusahaan yang ingin di capai dalam penerapan sistem manajemen lingkungan dalam bentuk target yang terukur. Salah satu dasar penentuan objective dan target adalah Kebijakan Lingkungan yang sudah di buat. Selain itu menurut standar ISO 14001;2004 clausa 4.3.3 dasar penetapan objective dan target adalah pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan, serta aspek lingkungan dari hasil risk assessment yang significant. Objective dan target juga harus di tetapkan di setiap fungsi yang relevan serta di buat program untuk mencapai objective tersebut. Management Representative bersama dengan Tim yang lain yang mewakili seluruh fungsi di Organisasi atau perusahaan menyusun objective dan target serta meminta persetujuan dari dari Direktur Utama. Objective yang di tetapkan selain mengacu pada Kebijakan lingkungan yang telah disusun, juga mempertimbangkan hasil identifikasi dan evaluasi pemenuhan peraturan perundang undangan yang belum terpenuhi serta setelah melakukan Risk assessement ( Identifikasi aspek dan dampak) yang significant. Oleh karena itu penyusunan objective dan target tidak selesai di awal setelah menetapkan kebijakan lingkungan, namun akan di lanjutkan setelah dilakukan identifikasi peraturan perundang-undangan serta indentifikasi aspek dan dampak lingkungan. Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Organisasi atau perusahaana juga sudah memiliki sasaran mutu ( Quality Objective) sehingga penetapan objective dan target terkait dengan Sistem Manajemen Lingkungan dapat dilakukan secara terintegrasi atau dapat pula terpisah dari Sasaran Mutu yang sudah di miliki.

Untuk mewujudkan dan merealisasikan objective dan target maka Management Representative berkoordinasi dengan seluruh Tim ( Working Group) agar setiap fungsi yang sudah menetapkan objective dan target membuat program yang merupakan rencana kerja untuk mewujudkan objective dan target tersebut. Dalam program yang dibuat harus berisi minimal:

1. Rencana kerja yang akan di lakukan
2. Penangung jawab pelaksanaan
3. Kebutuhan sumber daya untuk merealisasikan rencana kerja
4. Tata waktu pelaksanaan
5. Metode untuk monitoring pelaksanaan bersama frekuensinya

2.             Pembuatan Dokumen

Dokumen merupakan referensi untuk melakukan aktivitas yang perupakan perwujudan dari Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Dengan adanya dokumen ini banyak manfaat yang diperoleh diantaranya:

1. Memberikan arahan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan
2. Menjaga konsistensi pelaksanaan pekerjaan
3. Media untuk evaluasi efektivitas sistem serta peningkatan efektivitas sistem
4. Media untuk training karyawan

Struktur dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan terdiri dari 3 level yakni:

Level 1 Pedoman

Level 2 Prosedur

Level 3 Instruksi Kerja , Identifikasi aspek dan dampak lingkungan

Struktur dokumentasi sistem manajemen lingkungan dan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 adalah sama atau hampir sama tergantung disain dari masing-masing organisasi. Oleh karena itu Organisasi atau perusahaan yang sudah menerapkan dan sertifikasi ISO 9001:2008 ketika akan menerapkan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004, dapat mempertimbangkan untuk sistem dokumentasi, implementasi serta proses audit dilakukan secara terintegrasi / terpadu. Selain struktur dokumentasi yang sama, juga banyak persyaratan standar ISO 9001;2008 dan Persyaratan ISO 14001:2004 banyak yang dapat diintegrasikan karena memiliki makna dan kebutuhan yang hampir sama.

Beberapa keuntungan untuk melakukan pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara terintegrasi diantaranya:

1. Memudahkan dalam pengembangan dan penerapan sistem manajemen lingkungan, karena mengacu pada sistem manajemen mutu yang terlebih dahulu telah di terapkan dan sertifikasi.
2. Memudahkan dalam pengendalian, pemeliharaan sistem manajemen dimana cukup dengan satu management representative untuk 2 manajemen sistem.
3. Memudahkan dalam pencapaian tujuan perusahaan
4. Efisien dari sisi waktu dan penyediaan sumber daya

TAHAP 3. PENERAPAN

1.             Sosialisasi Dokumen

Sebagai langkah awal untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001;2004, maka seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan yang sudah di setujui di distribusikan ke semua pengguna dokumen serta harus dilakukan sosialisasi. Management Representative mengkoordinasi pelaksanaan sosialisasi bekerja sama dengan Departemen HRD. Program sosialisasi di rancang untuk semua karyawan  mulai dari level manajemen puncak sampai dengan seluruh karyawan. Sosialisasi juga dilakukan ke pihak eksternal yang terkait pengelolaan lingkungan dengan Organisasi atau perusahaan diantaranya:

a.       Suplier dan sub contractor

b.      Pelanggan

c.       Tamu

d.      Jika diperlukan masyarakat sekitar

Tujuan dari sosialisasi adalah:

1. Memastikan semua pihak terkait memahami tugas dan tanggung jawabnya dalam penerapan, pemeliharaan Sistem manajemen Lingkungan
2. Semua pihak terkait mampu menjalankan sistem secara efektif untuk meningkatkan efektivitas pelaksanaan sistem.
3. Meningkatkan kesadaran semua karyawan dan pihak pihak terkait untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan
4. Mengajak semua orang untuk berkontribusi, berkomitmen dan mendukung penerapan Sistem Manajemen Lingkungan

Program sosialisasi dapat dilakukan melalui: Pelatihan, Brosur, Briefing, Meeting, News latter dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.

2.             Penerapan Sistem

Seperti halnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan untuk bisa mencapai tujuan perusahaan maka juga harus di implementasikan. Management Representative bersama working group mengkoordinasi penerapan sistem pada setiap fungsi relevan. Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di buktikan dengan rekaman serta praktek pelaksanaan baik itu Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, Prosedur, Instruksi Kerja dan lain-lain.

Bukti bahwa Pedoman Lingkungan sudah diimplementasikan maka minimal kebijakan- kebijakan strategis tentang manajemen lingkungan di pahami dan di mengerti minimal tingkat Kepala Departemen, dan tentunya dilaksanakan. Sedangkan bukti objektif bahwa Kebijakan Lingkungan sudah diimplementasikan adalah Kebijakan itu telah dikomunikasikan ke semua karyawan, di pahami dan di mengerti oleh semua karyawan serta pihak-pihak yang terkait seperti: supplier, Sub kontraktor , pelanggan dan bahkan masyarakat sekitar. Bukti objektif bahwa Objective dan target sudah diimplementasikan ditunjukan dengan program yang sudah di jalankan sesuai dengan tata waktu yang ditetapkan serta pencapaian target sudah dilakukan monitoring dan evaluasi. Bukti objektif bahwa prosedur sudah di implementasikan adalah proses manajemen sudah dijalankan sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan rekaman/ catatan penerpannya, demikian juga dengan Instruksi kerja. Sedangkan untuk Prosedur Tanggap Darurat harus sudah dibuktikan dengan dilakukannya simulasi terhadap prosedur tersebut.

Masing-masing kepala suatu fungsi adalah penanggung jawab utama dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan yang di bantu oleh working group serta di pastikan efektivitas olehManagement Representative. Management Representative melaporkan efektivitas penerapan ke Direktur Utama, termasuk kendala yang dihadapi. Untuk Kebutuhan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 maka penerapan sistem yang dibuktikan dengan data/ rekaman minimal 3 bulan, dengan ditunjukan bukti hasil Internal audit serta hasil kajian manajemen. Hal tersebut harus dipastikan oleh Mangement Representative.

TAHAP 4. MONITORING DAN EVALUASI

Sistem Manajemen yang diimplementasikan, untuk mengetahui sejauh mana efektivitas maka diperlukan monitoring dan evaluasi. Kegiatan Monitoring dan evaluasi yang dilakukan mencakup:

1.             Internal Audit

Salah satu proses internal yang digunakan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen lingkungan adalah internal audit seperti diatur dalam standar ISO 14001:clausa 4.5.5. Internal audit merupakan proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas sudah di jalankan dengan mengevaluasi bukti objektif yang dimiliki. Proses sistematis yang berarti proses internal audit di atur dalam suatu prosedur terdokumentasi, yang kemudian dijalankan oleh suatu tim independen dan kompeten, terprogram dan terjadual untuk setiap periode tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh Tim Internal yang independen yang berarti auditor tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan kompeten berarti seorang auditor internal harus mampu melakukan audit , dengan mengetahui teknik audit, mengerti sistem manajemen lingkungan serta mengetahui proses yang di audit. Oleh karena itu seorang auditor internal harus mendapat pelatihan auditor internal dari trainer yang kompeten. Selain persyaratan ISO 14001:2004 clausa 4.5.5 acuan detail pelaksanaan audit internal sistem manajemen lingkungan dapat menggunakan ISO 19011.

Penanggung jawab pelaksanaan audit internal Sistem Manajemen Lingkungan adalah Management representative, yang dapat di bantu dengan Lead Auditor dalam pelaksanaannya. Tugas tanggung jawab seorang lead auditor adalah:

1. Bersama MR menyusun program audit serta jadual audit
2. Menunjuk dan mengatur Tim Auditor
3. Memimpin pelaksanaan audit internal mulai dari Opening meeting, pelaksanaan audit, sampai dengan closing meeting.
4. Membuat laporan audit

2.             Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 harus di monitoring kinerjanya, apakah mencapai tujuan atau tidak. Tujuan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan adalah bagaimana Organisasi atau perusahaana dapat mencegah atau mengurangi terjadinya pencemaran lingkungan akibat kegiatan, produk atau jasa yang dihasilkan. Kinerja lingkungan ini digunakan sebagai indikator sejauh mana efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan di organisasi. Management Representative bertangung jawab melaporkan kinerja tersebut ke Direktur Utama secara periodik melalui Rapat Kajian Manajemen.

3.             Kajian Manajemen

Seluruh standar Sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO, selalu mensyaratakan adanya kajian manajemen sebagai salah satu kegiatan untuk mengali dan mendorong improvement. Dalam Standar ISO 14001:2004 pelaksanaan kajian manjemen di atur dalam clausa 4.6 dimana tangung jawab pelaksanaanya ada di bawah Direktur Utama. Management Representative berkewajiban untuk mengkoordinasi pelaksanaanya, serta melaporkan kinerja Sistem Manajemen Lingkungan dalam forum kajian manajemen.

Pelaksanaan Kajian Manajemen dilakukan secara periodik, yang diatur dalam suatu prosedur dimana secara umum dilakukan setiap 6 bulan. Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu, maka pelaksanaan Kajian Manajemen dapat dilakukan secara terintegrasi dalam satu waktu. Adapun agenda yang dibahas dalam pelaksanaan kajian manajemen diantaranya:

1. Hasil internal dan eksternal audit serta hasil evaluasi pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan
2. Hasil komunikasi baik internal maupun eksternal termasuk keluhan terkait dengan lingkungan.
3. Kinerja lingkungan
4. Pencapaian objective dan target
5. Status pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan
6. Tindak lanjut dari hasil kajian manajemen sebelumnya
7. Perubahan yang berdampak terhadap Sistem Manajemen Lingkungan
8. Rekomendasi perbaikan

Hasil kajian manajemen harus berupa peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan, penyediaan sumber daya, kemungkinan perubahan terhadap kebijakan, serta objective dan target yang semuanya di tuangkan dalam notulen meeting.

TAHAP 5. PROSES SERTIFIKASI

1.             Pemilihan Badan Sertifikasi

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan sudah dijalankan secara efektif di buktikan dengan hasil internal audit dan kajian manajemen, maka saatnya Management Representative untuk melakukan pemilihan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi merupakan suatu lembaga baik bersifat nasional ataupun internasional yang memiliki kompetensi dan kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Pemilihan badan sertifikasi tergantung kebutuhan Organisasi atau perusahaan karena di Indonesia terdapat banyak lembaga/ badan sertifikasi baik yang bersifat Nasional maupun Internasional.

2.             Initial Audit

Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem Manajemen berbasis resiko seperti halnya Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004 wajib dilakukan initial audit sebelum dilakukan main audit/ certification audit dari badan sertifikasi. Tujuan dari initial audit adalah:

1. Untuk mengetahui kesiapan untuk dilaksanakan main audit
2. Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan audit

Sebelum dilaksanakan initial audit, maka badan sertifikasi meminta untuk di kirimkan dokumen Sistem Manajemen Lingkungan untuk dilakukan desk study. Dokumen yang di kirim tersebut mencakup Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, serta prosedur.

3.             Main Audit/ Certification Audit

Main audit merupakan audit tahap penentuan untuk menentukan apakah Organisasi atau perusahaana dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 14001;2004 sehingga pada akhir sesion audit dapat direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses audit dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaana. Audit sertifikasi dapat dinyatakan lulus / direkomendasikan mendapat sertifikat apabila tidak ada temuan yang bersifat major. Sedangkan apabila temuan minor maka akan direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat, namun semu temuan minor sudah harus dibuatkan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan dan di kirim ke badan sertifikasi. Namun apabila ada temuan major maka, perlu dilakukan audit ulang dari badan sertifikasi yang di tunjuk, terutama untuk temuan major saja. Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 bulan sekali akan dilakukansurvailance audit.

TAHAP 6. PEMELIHARAAN DAN PENINGKATAN

1.             Survailance Audit

Sertifikat ISO 14001:2004 berlaku selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 sekali akan dilakukan auditsurvailance secara periodik dari badan sertifikasi. Tujuan dari audit survailance adalah:

1. Memastikan apakah sistem manajemen lingkungan masih di implementasikan secara konsisten
2. Menggali peluang improvement terhadap sistem yang sudah dijalankan

Berbeda dengan audit sertifikasi dimana proses audit dilakukan secara menyeluruh, makasurvailance audit hanya dilakukan secara partial dengan berbagai pertimbangan, diantaranya :

1. Proses yang kritis terhadap lingkungan
2. Area yang banyak temuan audit pada periode sebelumnya

Apa yang harus di persiapkan oleh Organisasi atau perusahaan pada saat menjelang audit survailance:

1. Sistem Manajemen Lingkungan harus diimplementasikan secara konsisten
2. Objective dan Target serta program dilaksanakan serta dilakukan pemantauan dan pengukuran pencapaian secara efektif
3. Internal audit sudah dijalankan
4. Kajian manajemen juga sudah di jalankan

Apabila organisasi sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2008, maka prosessurvailance audit dapat dilakukan secara terintegrasi dengan Sistem Manajemen Lingkungan.

2.             Re- annual

Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 hanya 3 tahun, dimana setiap 6 atau 12 bulan dilakukansurvailance audit, maka pada tahun ketiga untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat dapat dilakukan Re annual audit. Proses re-annual audit, akan sama dengan main audit/ certificationaudit dimana audit akan dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi.

Sumber:

http://indartosolution.blogspot.com/2010/11/sistem-manajemen-lingkungan-14001_28.html