PERENCANAAN ORGANISASIONAL

Perencanaan Organisasional

Perencanaan merupakan proses menentukan bagaimana suatu organisasi mampu mencapai tujuannya. Perencanaan adalah proses menentukan dengan tepat apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Istilah resmi menyatakan bahwa perencanaan didefinisikan sebagai perkembangan sistematis dari program tindakan yang ditujukan pada pencapaian tujuan bisnis yag telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi diantara berbagai kesempatan yang telah diprediksi terlebih dahulu. Pengorganisasian merupakan suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manajemen. Perencanaan organisasional adalah proses pencapaian tujuan dari suatu organisasi secara teratur untuk segala sumber daya yang terdapat dalam sistem yang bersangkutan.

            Tujuan perencanaan organisasional memiliki 2 makud yaitu perlindungan dan kesepakatan. Berikut adalah penjabarannya.

1.    Perlindungan atau protektif yaitu meminimasi resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan.

2.    Kesepakatan atau affirmative yaitu untuk meningkatkan tingkat keberhasilan dari organisasional.

Disamping 2 tujuan di atas, tujuan perencanaan adalah membentuk usaha terkoordinasi dalam organisasi. Tanpa adanya perencanaan biasanya disertai dengan tidak adanya koordinasi dan timbulnya ketidakefisienan. Tujuan mendasar dari perencanaan adalah membantu organisasi mencapai tujuannya. Koontz O’Donnel menyatakan bahwa maksud dari perencanaan adalah untuk melancarkan pencapaian usaha dan tujuan.

Pengorganisasian

            Sumber daya organisasional mewakili suatu investasi darimana sistem manajemen harus mendapat pengembaliannya (return). Pengorganisasian yang sesuai dengan sumber daya akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari penggunaannya. Henry Fayol telah mengembangkan 16 garis pedoman umum yang bisa digunakan ketika mengorganisasikan sumber daya, dipublikasikan di Inggris pad atahun 1949. Berikut adalah 16 pedoman tersebut.

1.    Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana.

2.    Mengorganisasi aset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujuan-tujuan, sumber daya- sumber daya, dan kebutuhan dari persoalan tersebut.

3.    Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, enerjik, dan menuntun (struktur manajemen formal).

4.    Mengkoordinasi semua aktivitas dan usaha.

5.    Merumuskan keputusan yang jelas, berbeda, dan tepat.

6.    Menyusun bagi seleksi yang efisien sehingga tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik dan tiap karyawan ditempatkan pada tempat dimana dia bisa menyumbangkan tenaganya secara maksimal.

7.    Mendefinisikan tugas-tugas.

8.    Mendorong inisiatif dan tanggung jawab.

9.    Memberikan balas jasa yang adil dan sesuai bagi jasa yang diberikan.

10. Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan.

11. Mempertahankan disiplin.

12. Menjamin bahwa kepentingan indivisu konsisten dengan kepentingan umum dari organisasi.

13. Mengakui adanya satu komando.

14. Mempromosikan koordinasi bahan dan kemanusiaan.

15. Melembagakan dan memberlakukan pengawasan.

16. Menghindari adanya pengaturan, birokrasi (red tape) dan kertas kerja.

Pembagian Tenaga Kerja (Division of Labor)

            Pembagian tenaga kerja merupakan salah satu pertimbangan utama untuk suatu usaha pengorganisasian. Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi kewirausahaan. Sebagai ganti satu individu melakukan semua pekerjaan, beberapa individu melakukan bagian pekerjaan yang berbeda dari aktivitas total. Produksi dibagi menjadi sejumlah langkah dengan tanggung jawab penyelesaian pada individu tertentu. Hakikatnya, individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian tugas daripada seluruh tugas. Ilustrasi pembagian kerja secara umum digunakan adalah lini produksi modil. Satu indivisu tidak diperintahkan untuk merakit seluruh mobil, tetapi bagian tertentu dari mobil dirakit oleh berbagai individu.

            Pembagian tenaga kerja dalam strategi pengorganisasian memiliki keuntungan dan kerugian tertentu. Berikut adalah keuntungan dan kerugian tersebut.

Keuntungan pembagian tenaga kerja :

1.    Pekerja berspesialisasi akan terampil untuk melaksanakan tugas dan cenderung akan meningkat.

2.    Tenaga kerja tidak kehilangan waktu yang berharga dalam bergerak dari satu tugas ke tugas lainnya karena tidak ada waktu yang hilamh dari pergantian alat dan lokasi.

3.    Pekerja memusatkan diri hanya pada melaksanakan satu pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan efisien.

4.    Pembagian tenaga kerja menciptakan situasi dimana pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana mereka melaksanakan bagian tugas dan bukannya proses keseluruhan produk.

Kerugian pembagian tenaga kerja :

1.    Keuntungan dari pembagian tenaga hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi dan mengabaikan variabel manusia.

2.    Kerja yang terspesialisai cenderung menjadi sangat membosankan dan biasanya menyebabkan tingkat produksi menurun.

Wewenang

            Wewenang adalah hak untuk melaksanakan atau memerintah. Wewenang memungkinkan pemegangnya bertindak dengan cara tertentu dan mempengaruhi secara langsung tindakan dari orang lain melalui perintah yang dikeluarkannya. Posisi individu pada bagan organisasi menunjukkan jumlah wewenang relatif yang didelegasikan pada tiap individu. Individu pada manajemen puncak memiliki wewenang yang lebih besar dibandingkan individu pada manajemen bawah. Kenyataannya, sumber dari wewenang tidak ditentukan oleh dekrit dari organisai formal tetapi oleh apakah kekuasaan tersebut diterima atau tidak oleh mereka yang berada di bawah wewenang.

            Garis pedoman dengan mana tindakan yang bisa diambil oleh seorang manajer bisa ditaati dan diterima. Menurut Chester Barnard, akan semakin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang, jika:

1.    Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal oleh semua anggota organisasi.

2.    Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah.

3.    Lini komunikasi antara manajer dan bawahan bersifat langsung.

4.    Rantai komando yang lengkap digunakan untuk mengeluarkan perintah.

5.    Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai.

6.    Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional.

7.    Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer.

Sumber:

Wiratmo, Masykur.1994. Kewirausahaan. Jakarta: Gunadarma.